Niejedna firma w naszym kraju posiada bardzo dużo dokumentów – co uczynić, kiedy są już zbędne? I co z innymi podmiotami?

Kiedy ktoś zakłada w naszym państwie firmę, nie zawsze zdaje sobie sprawę, jak wiele różnorakich ”papierów” będzie musiał gromadzić i składować. Poczynając od różnych pism urzędowych, pozwoleń, faktur, aż po akta pracowników i korespondencję. W jakimś miejscu trzeba je trzymać. A kiedy nie są już niezbędne? Niszczenie dokumentów nie jest wcale tak łatwą sprawą.

szafka na dokumenty
Napisał: Timm Suess
Na podstawie: http://www.flickr.com
Przede wszystkim trzeba oddzielić te, które są archiwalne i wciąż potrzebne, od tych zbędnych. Później mieć w pamięci to, iż niszczenie dokumentów musi odywać się w dany sposób. Nie można ich po prostu zebrać i dać na wysypisko. Powinny zostać odpowiednio pocięte, tak, by nie możliwości odczytania z nich żadnych informacji – to niezwykle ważne przy tzw. danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na oddanie dokumentacji, która nie zawiera tak ważnych informacji jest recykling dokumentów. Okazuje się, że to nic niezwykłego, nie wymaga wiele zachodu, a zbędny papier może zostać raz jeszcze przetwarzany.

Może Cię zainteresować - www.destroy.pl - niszczenie dokumentów



Co więcej – wasza firma nie musi się tym zajmować sama! Dziś w naszym państwie istnieje wiele firm, które recykling dokumentów mają w swojej ofercie. Najczęściej jest to tak, iż firma przywozi do danego zakładu swoje kartony z plombami i ustawia je w ważnych punktach biura (idealnym miejscem najczęściej jest pomieszczenie ksero). Pracownicy mogą do nich wkładać stary, zużyty papier. Kiedy pudła się zapełniają, firma zajmująca się recyklingiem odbiera je z biura. Co istotne – następnie niszczy (z ciekawostek – można poprosić, by ten proces był sfilmowany!), a właściciel otrzymuje certyfikat. Nieco inna sprawa ma się z zakładami państwowymi i placówkami oświatowymi.

Więcej na ten temat - brakowanie dokumentów w firmie Destroy

One muszą nade wszystko przeprowadzać brakowanie dokumentów. O co w tym wszystkim chodzi? Trzeba oddzielić dokumenty, nie będące już ważne czasowo (przykładowo – arkusze ocen). Zasadniczo brakowanie dokumentów powinno być przeprowadzane raz do roku, zdarza się jednakże, iż robi się to nie tak często (najczęściej dotyczy do jednakże małych składnic). Bardzo ważną informacją w powyższym zagadnieniu jest to, iż, by tego typu dokumenty zniszczyć, zgodę musi najpierw wyrazić dyrekcja danej placówki.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2017-01-31 08:41:10
Tagi: biura, dokumentacja, korespondencja